Excel für Trainingspläne ist für den Anfang völlig in Ordnung: Es ist kostenlos, du kennst es bereits und es ist beliebig flexibel. Das Problem beginnt, wenn du wächst. Ab 15 bis 20 Kunden fangen Tabellenkalkulationen an, dich Zeit, Dateiversionen und Kunden zu kosten. Dieser Leitfaden ist ehrlich: Er sagt dir, wann Excel wirklich ausreicht und wann es an der Zeit ist, auf einen dedizierten Workout Builder umzusteigen.
Die Wahrheit ist, dass fast jeder Personal Trainer mit Excel oder Google Sheets startet, und das ist auch völlig in Ordnung. Niemand gibt Geld für Software aus, bevor er Kunden hat. Es geht nicht darum, dass „Excel schlecht ist“, sondern darum, den genauen Moment zu erkennen, in dem das Tool, mit dem du angefangen hast, zu dem wird, was dich zurückhält.
Warum Excel am Anfang funktioniert
Wenn du 3 bis 5 Kunden hast, ist Excel perfekt und es gibt keinen Grund, dir das Leben schwer zu machen. Die Gründe dafür sind konkret:
- Null Kosten: Du hast die Tabellenkalkulation bereits, du zahlst keine Abonnements.
- Volle Flexibilität: Du erstellst die Spalten, die du möchtest, Farben, Formeln – alles unter Kontrolle.
- Keine Lernkurve: Du weißt bereits, wie man es benutzt, kein Onboarding nötig.
- Keinerlei Einschränkungen: Du exportierst als PDF, teilst einen Link, druckst es aus. Mach, was du willst.
Für eine Handvoll Kunden, die du persönlich im Fitnessstudio siehst, deckt ein gutes Excel-Template 90 % der Bedürfnisse ab. Wenn du dich auf dieser Stufe befindest, machst du absolut nichts falsch. Erstelle den Plan, schicke ihn ab, trainiere.
Ein einfaches Excel-Template, das funktioniert
Wenn du strukturiert starten möchtest, findest du hier die Mindeststruktur für einen Trainingsplan in Excel, die viele PTs verwenden. Eine Zeile pro Übung, Spalten für die wichtigsten Parameter, ein Block pro Woche oder Tag.
| Übung | Sätze | Wiederholungen | Gewicht (kg) | RPE | Pause | Notizen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kniebeuge | 4 | 6-8 | 80 | 8 | 2-3 Min. | 1 Sek. Stopp unten |
| Bankdrücken | 4 | 8-10 | 60 | 7-8 | 2 Min. | Ellenbogen 45 Grad |
| Rumänisches Kreuzheben | 3 | 10-12 | 70 | 7 | 2 Min. | Neutrale Wirbelsäule |
| Klimmzüge | 4 | max | Körpergewicht | 9 | 2 Min. | Zusatzgewicht bei >12 |
| Plank | 3 | 40-60 Sek. | Körpergewicht | - | 1 Min. | Neutrales Becken |
Füge oben den Namen des Kunden, die Woche und das Ziel des Blocks hinzu und ganz unten eine Zeile für die Notizen des Kunden. Wenn du etwas Strukturierteres suchst, erklärt unser Leitfaden zur Erstellung von Trainingsplänen für Kunden (/blog/come-creare-schede-allenamento-clienti) die zugrundeliegende Programmierlogik, die unabhängig von dem von dir verwendeten Tool ist.
Die echten Grenzen von Excel, wenn du wächst
Hier kommt der ehrliche Punkt. Excel „hört nicht auf zu funktionieren“ – es skaliert einfach nicht. Ab 15 bis 20 aktiven Kunden werden dieselben Stärken zu Schwächen.
- Keine App für den Kunden: Der Kunde erhält eine Datei oder ein PDF. Er hat keinen Ort, an dem er den Plan des Tages mit Übungsvideos sehen, Sätze abhaken und deine Notizen lesen kann.
- Kein Echtzeit-Log: Du weißt nicht, ob der Kunde trainiert hat, bis du ihn fragst. Null Daten zur wöchentlichen Compliance.
- Keine automatischen Erinnerungen: Erinnerungen verschickst du manuell, eine nach der anderen, über WhatsApp.
- Verlorene Dateiversionen: „trainingsplan_max_v3_ENDGÜLTIG_ok.xlsx“ sagt alles. Welche Version nutzt der Kunde wirklich? Niemand weiß es.
- Getrennte Rechnungen: Der Trainingsplan ist in einer Datei, die Rechnung in einer anderen, die Zahlungen an einem dritten Ort. Nachzuvollziehen, wer bezahlt hat, ist ein Albtraum.
- Null strukturierter Verlauf: Den Lastverlauf über 6 Monate in Excel zu vergleichen, ist eine manuelle Arbeit, die niemand wirklich macht.
Die Kosten dafür liegen nicht in Euro, sondern in Stunden und verlorenen Kunden. Ein Kunde, der keine Erinnerungen erhält und keinen klaren Ort hat, an dem er den Plan sehen kann, springt früher ab. Und jede Stunde, die du mit Copy-Paste von Zellen verbringst, ist eine Stunde, die du nicht dem Verkauf oder dem Training widmest.
Excel vs. Software: Der ehrliche Vergleich
| Aspekt | Excel / Google Sheets | Workout Builder (z. B. Athleex) |
|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Von kostenlos bis monatliche Gebühr |
| Lernkurve | Keine | Gering, Onboarding erforderlich |
| App für den Kunden | Nein | Ja, mit Übungsvideos |
| Log für Sätze/Wdh./Gewicht/RPE | Manuell, wenn der Kunde es tut | In Echtzeit in der App |
| Wöchentliche Compliance | Nicht nachvollziehbar | Automatisch |
| Automatische Erinnerungen | Nein | Ja (Push/E-Mail) |
| Übungsbibliothek | Erstellst du selbst | Fertig, wiederverwendbar |
| Integrierte Rechnungsstellung | Nein | Nativ, multiwährungsfähig |
| Risiko verlorener Versionen | Hoch | Keines, eine einzige Quelle |
| Ideal bis zu | ~10-15 Kunden | Ab 15 aufwärts, ohne praktische Grenze |
Bitte beachten: Die Excel-Spalte ist nicht leer. Für den Einsteiger-PT wiegen „kostenlos“ und „nichts zu lernen“ schwer. Der Vergleich hilft zu verstehen, wohin sich das Pendel neigt, wenn die Kundenzahl wächst.
Wann der Sprung zu einem Workout Builder ansteht
Das Signal ist keine magische Zahl, sondern ein klares Gefühl: Du verbringst mehr Zeit damit, Dateien zu verwalten, als Menschen zu trainieren. In der Praxis sind dies die konkreten Auslöser:
- Du überschreitest 12 bis 15 aktive Kunden und verbringst den Sonntagabend damit, Tabellen anzupassen.
- Du stellst fest, dass Kunden dir nicht sagen, ob sie trainieren, und du keine Möglichkeit hast, es herauszufinden.
- Du verlierst Kunden durch „mangelndes Follow-up“ statt wegen der Qualität der Pläne.
- Du möchtest deine Preise erhöhen, hast aber das Gefühl, dass das von dir gebotene Erlebnis das nicht rechtfertigt.
Ein Workout Builder wie Athleex löst genau diese Punkte: wiederverwendbare Übungsbibliothek, Log für Sätze, Wiederholungen, Gewicht und RPE direkt in der Kunden-App, automatische wöchentliche Compliance, Push-Erinnerungen und integrierte Multiwährungs-Rechnungsstellung im selben Profil. Du kannst alle Funktionen auf der Funktionsseite (/features) einsehen oder auf der Seite für Personal Trainer (/per-personal-trainer) erfahren, wie es sich in deine Arbeit einfügt. Wenn du Alternativen vergleichst, stellt unsere Übersicht über Software für Personal Trainer (/blog/software-personal-trainer) die verschiedenen Tool-Kategorien gegenüber.
Der Free-Tarif von Athleex verwaltet bis zu 3 Athleten mit allen Funktionen, dauerhaft kostenlos: Du kannst die ersten Pläne aus Excel migrieren und den Unterschied risikofrei testen. Wenn du wächst, skalieren die kostenpflichtigen Tarife auf bis zu 200 Athleten.
FAQ
Ist Excel für Trainingspläne in Ordnung? Ja, am Anfang sind Excel oder Google Sheets völlig in Ordnung. Sie sind kostenlos, flexibel und erfordern keinerlei Lernaufwand. Für 3 bis 10 Kunden, die du persönlich siehst, decken sie fast alle Bedürfnisse ab: Du erstellst den Plan, exportierst ihn als PDF und schickst ihn ab. Das Problem ist nicht die Qualität des Plans, sondern die Skalierbarkeit. Ab 15 aktiven Kunden fängt Excel an, dich Zeit, verlorene Dateiversionen und Kunden zu kosten, die wegen mangelndem Follow-up abspringen. An diesem Punkt lohnt es sich, einen dedizierten Workout Builder in Betracht zu ziehen.
Was ist die größte Einschränkung von Excel für einen Personal Trainer? Die größte Einschränkung ist das Fehlen einer Kunden-App und eines Echtzeit-Logs. Mit Excel verschickst du eine statische Datei: Der Kunde hat keinen Ort, an dem er den Tagesplan mit Videos sehen, erledigte Sätze abhaken und Feedback hinterlassen kann, und du weißt nicht, ob und wie er trainiert hat, bis du ihn fragst. Das eliminiert deine Sichtbarkeit hinsichtlich der Compliance, was der wichtigste Messwert ist, um zu verstehen, wer kurz vor dem Abspringen steht.
Wann sollte ich von Excel auf eine Software umsteigen? Das Signal ist, wenn du mehr Zeit mit der Dateiverwaltung verbringst als mit dem Training von Menschen – normalerweise ab etwa 12 bis 15 aktiven Kunden. Weitere Warnsignale: Du verlierst Kunden wegen mangelndem Follow-up, du weißt nicht, wer trainiert, oder du verlierst den Überblick über Dateiversionen. Zu diesem Zeitpunkt gibt dir ein Workout Builder jede Woche Stunden zurück und verbessert das Kundenerlebnis, sodass du deine Preise auch sicherer anheben kannst.
Was kostet der Umstieg von Excel auf eine PT-Software? Das hängt vom Tool ab. Athleex bietet einen Free-Tarif für bis zu 3 Athleten mit allen Funktionen, dauerhaft kostenlos: Du kannst deine ersten Pläne ohne Kosten migrieren und den Unterschied testen. Oberhalb dieser Schwelle skalieren die kostenpflichtigen Tarife nach Anzahl der Athleten (bis zu 200). Die echten Kosten, die du bewerten musst, sind nicht die Gebühr, sondern die Stunden, die Excel dich kostet, und die Kunden, die du verlierst, ohne es zu merken, während du an einer Tabellenkalkulation festhältst.
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