Fitnessstudios und Personal Trainer verarbeiten Gesundheits- und biometrische Daten ihrer Kunden, die gemäß der DSGVO als besondere Datenkategorie eingestuft werden (Art. 9): Gewicht, Körpermaße, Gesundheitszustand, Verletzungen. Die Verarbeitung dieser Daten unterliegt strengeren Auflagen als bei gewöhnlichen Daten, angefangen bei der ausdrücklichen Einwilligung. Dieser Leitfaden erläutert, warum diese Daten so sensibel sind, welche Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung gelten, welche Risiken mit der Verwaltung dieser Daten über ungeschützte Kanäle wie WhatsApp oder Excel verbunden sind und wie man wirklich konforme Tools auswählt.
Wichtiger Haftungsausschluss, bitte zuerst lesen: Dieser Artikel dient lediglich der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die DSGVO und die Datenschutzvorschriften weisen viele Anwendungsnuancen auf. Für Ihre konkrete Situation – Datenschutzerklärung, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Notwendigkeit eines Datenschutzbeauftragten (DSB) – wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder einen Datenschutzbeauftragten (DSB). Die folgenden Informationen dienen lediglich Ihrer Orientierung und ersetzen keine fachliche Beratung.
Die kurze Antwort
Personal Trainer und Fitnessstudios verarbeiten Daten, die gemäß der DSGVO als besondere Kategorie, d. h. als sensible Daten, gelten: gesundheitsbezogene Daten (Verletzungen, Erkrankungen, Einschränkungen) sowie biometrische Daten, sofern diese zur Identifizierung oder Profilerstellung einer bestimmten Person verwendet werden. Artikel 9 der DSGVO verbietet grundsätzlich die Verarbeitung dieser Daten, sofern keine Ausnahmen vorliegen: Am relevantesten für die Branche ist die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person. In der Praxis bedeutet dies eine klare Datenschutzerklärung, eine spezifische und gesonderte Einwilligung für Gesundheitsdaten, die Erhebung nur der unbedingt notwendigen Daten, eine begrenzte Aufbewahrungsdauer sowie die Wahrung der Rechte des Kunden. Der Umgang mit diesen Daten in ungeschützten Chats und Tabellenkalkulationen stellt ein echtes Risiko dar; Sie benötigen Tools, die speziell auf die Einhaltung der Vorschriften ausgelegt sind.
Warum Fitnessdaten zur „besonderen Kategorie“ gehören
Die DSGVO unterscheidet zwischen gewöhnlichen personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und Daten besonderer Kategorien, die einem verstärkten Schutz unterliegen, da ihr Missbrauch einer Person ernsthaften Schaden zufügen kann. Dazu gehören gesundheitsbezogene Daten und biometrische Daten, die zur eindeutigen Identifizierung einer Person verarbeitet werden.
Ein Personal Trainer oder ein Fitnessstudio erhebt regelmäßig Daten, die in diese Kategorie fallen:
- Gesundheitsdaten: frühere Verletzungen, Erkrankungen, Einschränkungen, Medikamente, sportmedizinische Atteste, vom Kunden angegebene Schmerzen und Beschwerden.
- Biometrische Daten und Daten zur Körperzusammensetzung: Gewicht, Körperumfänge, Körperfettanteil, Daten von Impedanzwaagen, Fotos zur Dokumentation der Fortschritte.
Diese Daten bilden das Herzstück der Coaching-Arbeit – ohne sie kann man nicht gut planen –, aber gerade deshalb muss sorgfältig damit umgegangen werden. Es geht nicht um Bürokratie um der Bürokratie willen: Es geht darum, Informationen über den Körper und die Gesundheit von Menschen zu schützen, die dir vertrauen.
Die Grundlagen der Datenverarbeitung: Was Sie besitzen müssen
Die DSGVO basiert auf einigen Grundsätzen, die sich in der täglichen Arbeit eines Trainers in konkrete Maßnahmen umsetzen lassen.
- Korrekte Rechtsgrundlage: Bei gewöhnlichen Daten kann die Vertragserfüllung ausreichen; bei Gesundheitsdaten benötigen Sie in den meisten Fällen in diesem Sektor die ausdrückliche und gesonderte Einwilligung der betroffenen Person. Eine allgemeine Einwilligung „für die Erbringung der Dienstleistung“ reicht nicht aus.
- Klare Datenschutzerklärung: Der Kunde muss wissen, welche Daten Sie erheben, warum, wie lange Sie sie speichern und an wen Sie sie weitergeben. In verständlicher Sprache, nicht in unverständlichem Juristenjargon.
- Datenminimierung: Erheben Sie nur das, was Sie für das Coaching wirklich benötigen. Wenn Sie einen Datenpunkt nicht benötigen, erheben Sie ihn nicht.
- Speicherbegrenzung: Bewahren Sie Daten nicht unbegrenzt auf. Legen Sie fest, wie lange Sie sie aufbewahren, und löschen Sie sie, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
- Rechte der betroffenen Person: Der Kunde kann auf seine Daten zugreifen, sie berichtigen, deren Löschung verlangen (das „Recht auf Vergessenwerden“) und deren Export anfordern. Sie müssen in der Lage sein, auf diese Anfragen zu reagieren.
- Sicherheit: Daten müssen durch angemessene Maßnahmen geschützt werden (kontrollierter Zugriff, Verschlüsselung, Backups). Eine Excel-Datei auf dem Desktop oder ein ungeschützter Chat sind keine angemessenen Maßnahmen.
Die Risiken einer ungesicherten Nutzung von WhatsApp und Excel
Sehr viele Trainer wickeln zu Beginn alles über WhatsApp und Excel-Tabellen ab. Das ist zwar verständlich, stellt aber auch die häufigste Schwachstelle in Sachen Datenschutz dar. Und zwar aus folgenden Gründen.
- Gesundheitsdaten in Chats, die nicht dafür vorgesehen sind: Das Versenden von Fotos von Verletzungen, Erkrankungen oder Heilungsfortschritten in einem allgemeinen Chat vermischt sensible Daten mit privaten Unterhaltungen, ohne dass man kontrollieren kann, wo diese Daten landen und wer darauf Zugriff hat.
- Ungeschützte Excel-Dateien: Dateien, die über verschiedene Geräte verstreut sind, ohne Verschlüsselung oder Zugriffskontrolle, und oft per E-Mail oder über eine persönliche Cloud geteilt werden. Wird der Laptop gestohlen oder das Konto gehackt, sind die sensiblen Daten der Kunden gefährdet.
- Keine Rechteverwaltung: Wenn ein Kunde die Löschung all seiner Daten verlangt – wie reagieren Sie, wenn diese über zehn Chats, drei Tabellenkalkulationen und eine persönliche Cloud verstreut sind? Durch diese Fragmentierung ist die Einhaltung von Rechten nahezu unmöglich.
- Kein Nachweis der Einwilligung: Ohne ordnungsgemäß eingeholte und dokumentierte Einwilligung haben Sie im Falle einer Überprüfung keine Möglichkeit, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung nachzuweisen.
- Undurchsichtige Datenübermittlungen in Nicht-EU-Länder: Viele generische Tools hosten Daten auf Servern außerhalb der EU, was Auswirkungen auf die internationale Datenübermittlung hat, von denen der Schulungsleiter oft gar nichts weiß.
Es geht nicht darum, Messaging-Dienste zu verteufeln, sondern zu verstehen, dass sensible Daten spezielle Tools zum Schutz dieser Daten erfordern – und nicht Apps, die für andere Zwecke entwickelt wurden.
So wählen Sie DSGVO-konforme Tools aus
Ein Tool, das für den Umgang mit sensiblen Fitnessdaten geeignet ist, sollte einige wesentliche Anforderungen erfüllen. Hier finden Sie eine Checkliste mit bewährten Vorgehensweisen.
| Bewährte Verfahren | Warum dies wichtig ist |
|---|---|
| Datenhosting in der EU | Reduziert die Komplexität internationaler Datenübermittlungen |
| Ausdrückliche, gesonderte Einwilligung für Gesundheitsdaten | Deckt die Rechtsgrundlage gemäß Art. 9 für biometrische Daten und Gesundheitsdaten ab |
| Dokumentierte Datenschutzerklärung und Einwilligungen | Nachweisbare Rechtsgrundlage im Falle einer Überprüfung |
| Datenminimierung durch Design | Das Tool erfasst nur das, was für das Coaching erforderlich ist |
| Datenexport auf Anfrage | Wahrt das Recht des Kunden auf Datenübertragbarkeit |
| Vollständige Löschung auf Anfrage | Wahrt das Recht auf Vergessenwerden nachweisbar |
| Kontrollierter Zugriff und Verschlüsselung | Technische Sicherheitsmaßnahmen, die dem Datenniveau angemessen sind |
| Zentralisierung der Daten an einem Ort | Erleichtert die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen |
Athleex basiert auf folgender Logik: Datenhosting in der EU auf Hetzner-Servern in Deutschland, ein „GDPR-first“-Ansatz, Biometrie-Management mit ausdrücklicher Einwilligung gemäß Art. 9, die separat eingeholt wird, sowie Datenexport und -löschung auf Wunsch des Kunden. Die Zentralisierung von Sportlerdaten auf einer einzigen Plattform – anstatt sie über Chats und Tabellenkalkulationen zu verstreuen – ist an sich schon eine Maßnahme, die die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen erheblich erleichtert. Selbst die Kommunikation kann übersichtlich gestaltet werden: Der einheitliche Posteingang vereint den In-App-Chat, WhatsApp und Instagram an einem nachverfolgbaren Ort, anstatt sensible Daten über persönliche Unterhaltungen verstreut zu lassen. Das Titelbild finden Sie auf der Seite Funktionen , einen Schwerpunkt auf die Arbeit des Trainers unter Für Trainer , die Auswirkungen für Mitglieder unter So funktioniert es sowie den speziellen Bereich Fitnessstudios . Was die allgemeine Verwaltung angeht, kann auch der Leitfaden zur Verwaltungssoftware für kleine Fitnessstudios hilfreich sein.
Warum Sie sich dadurch von anderen abheben
Ein Trainer oder ein Fitnessstudio, das mit Kundendaten verantwortungsbewusst umgeht, vermittelt Professionalität und schafft Vertrauen. In einer Branche, in der viele die Dinge eher locker handhaben, ist die Aussage „Ihre Gesundheitsdaten werden mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet, in der EU gespeichert und Sie können jederzeit deren Export oder Löschung beantragen“ ein echtes Alleinstellungsmerkmal und nicht nur eine Frage der Einhaltung von Vorschriften. Ein gut umgesetzter Datenschutz ist auch ehrliches Marketing.
Haftungsausschluss
Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informations- und Aufklärungszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Erläuterungen zur DSGVO sind vereinfacht und allgemein gehalten; die konkrete Anwendung hängt von Ihrer spezifischen Situation und von der Auslegung durch die zuständigen Behörden ab. Für Ihre Datenschutzerklärung, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, die Beurteilung, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen, sowie alle sonstigen Datenschutzverpflichtungen sollten Sie einen Rechtsanwalt oder einen qualifizierten Datenschutzbeauftragten konsultieren.
Fazit
Die Daten, die Sie als Trainer oder Fitnessstudio erheben – Gesundheitsdaten, Informationen zu Verletzungen, biometrische Daten – gehören zu den besonderen Datenkategorien und müssen unter Einhaltung der ausdrücklichen Einwilligung, des Grundsatzes der Datenminimierung, der Sicherheitsvorschriften und unter Wahrung der Rechte der Kunden verarbeitet werden. Die Verwaltung dieser Daten über ungeschützte Dienste wie WhatsApp und Excel stellt ein vermeidbares Risiko dar: GDPR-konforme, in der EU gehostete Tools machen die Einhaltung der Vorschriften zum einfachsten Weg und nicht zu einem Hindernis. Wenn Sie den Umgang mit den Daten Ihrer Kunden von Anfang an ernst nehmen möchten, testen Sie Athleex kostenlos unter und richten Sie Einwilligung, Export und Löschung als Teil des Arbeitsablaufs ein – nicht als nachträglichen Einfall.
Häufig gestellte Fragen
Handelt es sich bei den Daten, die ich als Personal Trainer erhebe, um sensible Daten? Sehr oft ja. Gewicht, Körpermaße, Körperfettanteil, Verletzungen, Erkrankungen, Einschränkungen und ärztliche Atteste fallen unter gesundheitsbezogene Daten, die die DSGVO gemäß Artikel 9 als besondere Kategorie einstuft, d. h. als sensible Daten mit verstärktem Schutz. Biometrische Daten fallen ebenfalls in diese Kategorie, wenn sie dazu dienen, eine bestimmte Person zu identifizieren oder ein Profil von ihr zu erstellen. Sie bilden den Kern der Trainerarbeit, müssen aber gerade deshalb mit strengeren Auflagen behandelt werden als gewöhnliche Daten wie Name und E-Mail-Adresse. Dieser Artikel dient der Information: Wenden Sie sich für Ihre konkrete Situation an einen Rechtsanwalt oder einen Datenschutzbeauftragten, da die konkrete Anwendung viele Nuancen aufweist.
Benötige ich die Einwilligung des Kunden, um Gesundheitsdaten zu verarbeiten? In den meisten Fällen im Fitnessbereich ja, und es handelt sich dabei um eine besondere Art der Einwilligung. Bei gewöhnlichen Daten kann die Vertragserfüllung als Rechtsgrundlage ausreichen, bei Gesundheitsdaten verlangt Artikel 9 der DSGVO jedoch in der Regel die ausdrückliche, spezifische und gesonderte Einwilligung der betroffenen Person: Eine allgemeine Einwilligung „für die Dienstleistung“ reicht nicht aus. Die Einwilligung muss mit einem klaren Hinweis darüber einhergehen, welche Daten Sie erheben, warum, wie lange Sie diese speichern und an wen Sie sie weitergeben. Sie muss zudem auf nachweisbare Weise eingeholt und dokumentiert werden. Lassen Sie sich von einem Datenschutzfachmann unterstützen, um Ihre Datenschutzerklärung und Einwilligungserklärungen korrekt zu gestalten.
Ist es ein Problem, Kundendaten über WhatsApp und Excel zu verwalten? Dies ist die häufigste Schwachstelle in Sachen Datenschutz. Das Versenden von Fotos von Verletzungen, Erkrankungen oder Behandlungsfortschritten in allgemeinen Chats vermischt sensible Daten mit privaten Unterhaltungen, ohne dass man kontrollieren kann, wo diese Daten letztendlich landen. Ungeschützte Excel-Dateien, die ohne Verschlüsselung oder Zugriffskontrolle auf verschiedenen Geräten verstreut sind, setzen Daten der Gefahr aus, wenn ein Laptop gestohlen oder ein Konto gehackt wird. Da die Daten zudem auf zehn Chats und drei Tabellen verteilt sind, wird es nahezu unmöglich, einer Lösch- oder Exportanfrage nachzukommen. Es geht nicht darum, Messaging-Dienste zu verteufeln, sondern zu verstehen, dass sensible Daten spezielle Tools erfordern, die darauf ausgelegt sind, sie zu schützen.
Worauf sollte ich bei einem Tool achten, um die Vorschriften einzuhalten? Einige wesentliche Anforderungen: Datenhosting in der EU, um die Komplexität internationaler Datenübermittlungen zu reduzieren. Eine ausdrückliche, gesonderte Einwilligung für Gesundheitsdaten, die die Rechtsgrundlage gemäß Artikel 9 abdeckt. Die Möglichkeit, Daten auf Wunsch des Kunden zu exportieren und vollständig zu löschen, um das Recht auf Datenübertragbarkeit und Löschung zu gewährleisten. Kontrollierter Zugriff und Verschlüsselung als angemessene technische Sicherheitsmaßnahmen. Und die Zentralisierung der Daten an einem Ort, wodurch die Rechte der betroffenen Personen überschaubar bleiben, anstatt sie überall zu verstreuen. Athleex ist so aufgebaut: Hosting in der EU bei Hetzner, Einwilligung gemäß Art. 9 für biometrische Daten, Export und Löschung auf Anfrage. Dies dient jedoch nur als Orientierungshilfe: Lassen Sie Ihre Entscheidungen von einem Datenschutzbeauftragten oder einem Anwalt überprüfen.
Gilt die DSGVO auch, wenn ich als freiberuflicher Trainer nur wenige Kunden habe? Ja. Die DSGVO gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten unabhängig vom Umfang der Tätigkeit: Selbst ein Freiberufler mit wenigen Kunden verarbeitet Gesundheitsdaten und unterliegt denselben grundlegenden Verpflichtungen hinsichtlich Information, Einwilligung, Datenminimierung, Sicherheit und Wahrung der Rechte. Einige Verpflichtungen sind an die Art und die Risiken der Verarbeitung angepasst, doch die Grundsätze gelten für alle. Tatsächlich ist es für einen kleinen Freiberufler einfacher, von Anfang an bewährte Verfahren einzuführen, als später Abhilfe zu schaffen, wenn die Daten bereits über Chats und Tabellenkalkulationen verstreut sind. Dieser Artikel dient der Information: Um genau zu verstehen, was Sie in Ihrem Fall benötigen, wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt oder einen Datenschutzbeauftragten.
